Politica de confidențialitate

Operatorul datelor cu caracter personal prelucrate pe și în legătură cu vigilfleet.eu este Synthax Codes SRL, societate cu răspundere limitată constituită în conformitate cu legislația Republicii Moldova și rezident înregistrat al Moldova IT Park (“Societatea”, “noi”).

• Sediul social: Str. Chișinăului 48, Anenii Noi, MD-6501, Republica Moldova.
• Număr de înregistrare / TVA: 3001435.
• Contact pentru confidențialitate: contact@synthax.codes.

VIGILFleet este o platformă de tip software ca serviciu. Societatea care utilizează VIGILFleet (“Clientul”) stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor operaționale încărcate în platformă (poziții ale vehiculelor, evidențe privind șoferii, comenzi, date de costuri și informații operaționale conexe). În privința acestor date, Clientul acționează în calitate de “operator”, iar Synthax Codes SRL în calitate de “persoană împuternicită de operator”, în fiecare caz în sensul articolului 4 din GDPR.

Atunci când vizitatorii interacționează cu vigilfleet.eu în calitate de potențiali clienți, Societatea acționează în calitate de operator pentru un set limitat de date de contact (nume, adresă de e-mail profesională, denumirea societății, conținutul mesajului).

• Date de cont. Nume și prenume, adresă de e-mail profesională, funcție, societatea angajatoare și datele de autentificare ale utilizatorilor panoului Clientului.
• Date despre șoferi. Nume, număr de contact, identificatorul cardului de tahograf, vehiculul atribuit, evidențele privind timpul de lucru și perioadele de odihnă.
• Date despre flotă. Numărul de înmatriculare și seria de șasiu, traseele înregistrate, nivelurile de combustibil, kilometrajul, evenimentele de tahograf.
• Date operaționale. Comenzi, opriri, evidențe de costuri, tranzacții de combustibil și taxe de drum, comunicări ale dispecerilor și linkuri de urmărire pentru clienți.
• Date din aplicația mobilă. Identificatorul dispozitivului, limba preferată, localizarea (exclusiv pe durata sesiunilor active de conducere) și jurnalele de diagnosticare.
• Date de pe site. Module cookie strict necesare pentru funcționarea vigilfleet.eu și, sub rezerva consimțământului, date de analiză agregate.

• Contract [art. 6 alin. (1) lit. (b) GDPR]. Furnizarea serviciului VIGILFleet către Client și, după caz, către utilizator.
• Obligație legală [art. 6 alin. (1) lit. (c)]. Respectarea cerințelor fiscale, contabile și a celor din Pachetul de mobilitate al Uniunii Europene.
• Interes legitim [art. 6 alin. (1) lit. (f)]. Prevenirea utilizării abuzive a platformei, securizarea infrastructurii și îmbunătățirea calității serviciului. Testul de echilibrare este documentat intern și poate fi pus la dispoziție la cerere.

Datele cu caracter personal sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru scopul în care au fost colectate, sub rezerva obligațiilor legale.

• Date de poziție: douăsprezece (12) luni, în regim continuu.
• Evenimente de tahograf: patru (4) ani (cerință a Pachetului de mobilitate al Uniunii Europene).
• Evidențe de costuri și contabile: zece (10) ani (obligații fiscale europene).
• Date de cont: pe durata de viață a contului activ, plus treizeci (30) de zile.
• Formulare de contact de pe site: douăzeci și patru (24) de luni de la ultima interacțiune.

Societatea apelează la un număr limitat de subîmputerniciți verificați pentru furnizarea serviciului. Lista actuală este publicată și actualizată la vigilfleet.eu/ro/subprocessors. Clienții sunt notificați cu cel puțin treizeci (30) de zile înainte de angajarea unui nou subîmputernicit care prelucrează date cu caracter personal.

Datele cu caracter personal sunt stocate cu precădere pe teritoriul Uniunii Europene. În cazul în care un subîmputernicit transferă date cu caracter personal în afara Spațiului Economic European, transferurile sunt reglementate prin Clauzele contractuale standard (Decizia de punere în aplicare a Comisiei 2021/914), împreună cu măsuri suplimentare, atunci când este cazul, potrivit orientărilor CEPD ulterioare hotărârii Schrems II.

Persoanele vizate au dreptul de acces, de rectificare, de ștergere, de restricționare a prelucrării, de portabilitate a datelor și de opoziție (art. 15-22 din GDPR). Solicitările pot fi transmise la contact@synthax.codes. Persoanele vizate angajate de un Client sunt încurajate să se adreseze angajatorului, întrucât Clientul este operatorul datelor lor.

Există dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere competentă din statul membru de reședință.

Societatea poate actualiza periodic prezenta politică. Clienții sunt notificați prin e-mail cu privire la modificările substanțiale cu cel puțin treizeci (30) de zile înainte ca politica revizuită să producă efecte. Actualizările editoriale nesubstanțiale sunt reflectate prin incrementarea versiunii și a datei de intrare în vigoare menționate în antetul prezentului document.