Cursele îți vin ca PDF-uri de la șase expeditori în patru limbi.
Un transportator care lucrează pentru case de expediții nu are un portal de client. Are un inbox. Fiecare cursă începe ca un email, de obicei cu atașament, de obicei într-o limbă și un șablon care se schimbă cu expeditorul, iar cineva din biroul tău transformă asta într-un rând înainte să se miște vreun camion.
Retastarea este costul.
Nu e spectaculoasă și nu e mică. Patruzeci de emailuri pe zi, o treime cu PDF, fiecare citit, judecat și transcris. Acolo se inversează cifrele din referințe, acolo se rotunjește o fereastră orară și acolo se cotează o cursă de două ori pentru că doi dispeceri erau fiecare în inboxul lui.
- Un fond comun în loc de patru inboxuri private
- Cererile de transport separate de restul corespondenței
- Date citite din corpul mesajului sau din PDF, inclusiv scanări de comenzi pe hârtie
- Poloneză, română, franceză, germană, italiană și engleză, inclusiv șabloane în limbi amestecate
Șase expeditori, patru limbi, o singură listă.
„Comenzile vin pe email” nu spune nimic. Comenzi care vin pe email în poloneză, germană, italiană și română, din șase șabloane care se schimbă fără preaviz, este meseria pe care cineva din biroul tău o face în fiecare dimineață.
Apoi expeditorul vrea să știe unde e.
Un expeditor are propriul client care îi pune exact întrebarea pe care ți-o pune ție. Dă-i răspunsul direct și telefonul nu mai ajunge la tine. Fiecare comandă poartă un link cu camionul, oprirea curentă și o estimare live, iar numărul de înmatriculare poate fi ascuns când expeditorul preferă ca propriul client să nu vadă al cui camion este.
Și pe urmă trebuie facturat corect.
Subcontractarea este internațională prin natura ei: un transportator român, o casă de expediții germană, o marfă care pleacă din Belgia. Factura aplică cota internă sau taxarea inversă intracomunitară din cele două țări implicate, cu costurile de motorină și taxe de drum ale cursei deja atașate, ca să știi marja pe un expeditor înainte să decizi dacă mai lucrezi cu el.
- TVA intern sau 0% taxare inversă, decis de factură, nu din memorie
- Costuri atașate comenzii înainte de facturare, ca marja să fie vizibilă pe cursă
- Raport de vechime pe client, care e modul cinstit de a clasa expeditorii
- Factură cu CMR atașat, trimisă de pe adresa ta
Întrebările pe care le pune lumea.
- Trebuie să schimbăm felul în care expeditorii ne trimit cursele?
- Nu. Continuă să trimită emailuri exact ca acum. Schimbarea este în întregime de partea ta a căsuței poștale.
- Dacă PDF-ul e o scanare sau o fotografie a unei comenzi pe hârtie?
- Este citit vizual, așa cum ai citi o fotografie a unui document, fără să fie nevoie de un strat de text.
- Pot doi dispeceri să lucreze același email?
- Nu. Un email este preluat de o singură persoană și marcat vizibil în fondul comun.
- Putem ascunde numerele de înmatriculare față de clientul expeditorului?
- Da, anonimizarea numerelor este o setare pe firmă, pe pagina de urmărire partajată.
Citește mai departe
Trimite-ne unul dintre emailurile de ieri.
În orice limbă ar fi. Îți arătăm ce iese din el într-o discuție de 30 de minute.